Guías · Compras / Importación
Aquí el error es caro y silencioso: si el stock o el costo entran mal, nadie se da cuenta hasta que la rentabilidad miente. Esta guía cubre cómo localizar la orden de compra, registrar sus gastos (flete, aduana), recibirla para que entre como stock, y comprobar que el stock y el costo quedaron bien.
En el menú lateral entra en Compras, pestaña Órdenes de compra. Busca la orden por proveedor y fecha (aparece como Compra #N) y ábrela con clic en su fila. Verás su barra de estado: Pedido → Producción → Tránsito → Recibido.
Si la orden aún no tiene embarque, pulsa Asignar embarque. Rellena Incoterm, Contenedor, las fechas de salida y llegada, y sobre todo Flete (USD) y Aduana (USD) — son los gastos que convierten el precio de fábrica en el costo real puesto en almacén. Pulsa Guardar embarque.
Con Avanzar estado puedes ir moviendo la orden (Pedido → Producción → Tránsito) según la realidad. No es obligatorio para recibir, pero mantiene el seguimiento al día. El avance es en un solo sentido: no se retrocede.
Pulsa Recibir y sumar stock. Elige el Almacén de recepción y pulsa Confirmar recepción. El sistema da entrada a todas las unidades de la orden de una sola vez (un movimiento de tipo compra por línea) y deja la orden en Recibido. Verás el aviso «Orden #N recibida · +U unidades en stock.»
Stock: ve a Inventario y confirma que las variantes de la orden subieron por la cantidad recibida. En sus movimientos verás una entrada de tipo compra con la referencia «Compra #N».
Costo landed (paso manual, importante): recibir suma stock pero no cambia el costo de la variante. Para que el costo real quede bien tienes que actualizarlo a mano: calcula
costo unitario = (mercadería + flete + aduana, en soles) ÷ unidades
y ponlo en Catálogo → (abre la variante) → Costo (S/). El resumen de la orden te da la mercadería y el «Flete + aduana» ya sumados para ese cálculo.
Por qué pasa: Recibir y sumar stock mete la orden completa; no hay recepción parcial: siempre suma la cantidad de cada línea tal como se pidió.
Cómo salir: recibe igual y luego corrige la diferencia en Inventario → Registrar movimiento, tipo Merma (−), por las unidades que faltaron, con una referencia clara (p. ej. «Faltante recepción compra #N»).
Por qué pasa: la recepción solo da entrada a lo que figura en las líneas de la orden; lo demás no entra.
Cómo salir: registra ese producto aparte en Inventario → Registrar movimiento, tipo Ajuste (+), con el SKU y el almacén correctos. Si es un producto que aún no existe, créalo primero (Dar de alta un producto) y ten en cuenta que su costo tendrás que fijarlo a mano.
Por qué pasa: a veces la factura del flete o de la aduana llega cuando la mercancía ya se recibió.
Cómo salir: aún puedes registrar el embarque después de recibir (el botón Asignar embarque sigue disponible si la orden no tenía uno), pero eso no cambia el stock ni recalcula el costo. Como el costo landed se actualiza a mano de todos modos, incorpora esos gastos cuando recalcules el Costo (S/) de las variantes.
Señal de alarma: el Costo (S/) de la variante sigue mostrando el precio de fábrica (sin flete ni aduana), o el margen en Reportes se ve sospechosamente alto. El valor de inventario y el margen usan el costo actual de la variante; si no lo actualizaste tras recibir, todos esos números mienten.
Cómo salir: recalcula (mercadería + flete + aduana) ÷ unidades y corrígelo en Catálogo → variante → Costo (S/). Contrasta con el resumen de la orden, que ya muestra la mercadería y el «Flete + aduana».
Por qué pasa: elegiste mal el almacén y confirmaste. La recepción es irreversible y la orden ya no se puede borrar.
Cómo salir: mueve el stock a mano en Inventario: una Merma (−) por esas unidades en el almacén equivocado y un Ajuste (+) por la misma cantidad en el correcto, con una referencia que lo explique. Si es un lío grande, avisa a Sistemas para corregirlo en la base.
Términos técnicos en el glosario. Relacionado: Compra importación, Dar de alta un producto y cómo se deriva el stock.