Guías · Ventas
Cómo llenar la ventana Nuevo pedido sin equivocarte: qué es cada columna, cuándo apartar stock para un cliente que aún no paga, y cuándo sale boleta y cuándo factura. Al terminar tendrás el pedido guardado y listo para cobrar.
Cada producto que añades es una línea. Una línea tiene tres números; no los confundas:
Abajo del todo, el Total es la suma de todos los subtotales más el envío. Todos los importes se escriben con dos decimales y punto (60.00, no 60 ni 60,00).
En Ventas, pulsa Nuevo pedido (arriba a la derecha).
Selecciónalo en Cliente. Debajo verás su documento completo (por ejemplo RUC 20512345678). El estado del pedido arranca en Pendiente: es normal, todavía no has cobrado.
El campo Comprobante se rellena solo: Factura si el cliente tiene RUC, Boleta si tiene DNI. Puedes cambiarlo a Ninguno. La Factura solo se puede elegir si el cliente tiene RUC (si no, aparece bloqueada y te dice por qué). Aquí solo declaras qué comprobante saldrá; no se emite todavía.
Escribe en Añadir producto el nombre o el código (SKU) y elígelo de la lista que aparece. Se agrega como una línea con cantidad 1. Ajusta la Cant. y, si hace falta, el P. unit. Si añades el mismo producto otra vez, suma la cantidad a la línea que ya está, no la duplica.
Debajo de cada producto ves Stock N. Si pides más de lo que hay disponible, la fila se pinta en rojo y avisa Solo N disponibles, y el botón de crear se bloquea hasta que lo corrijas. «Disponible» es lo que puedes vender de verdad: el stock físico menos lo que ya está apartado para otros clientes.
Si el cliente aparta mercadería para más adelante (aún no paga), activa Pedido a futuro (reservar stock). Elige el almacén y la fecha de Expira el (por defecto 7 días, máximo 7). El stock queda apartado para ese cliente: no lo descuenta, pero tampoco deja que otro lo venda. Si no se paga antes de esa fecha, se libera solo. Ver más abajo «¿Qué es reservar stock?».
Elige el Courier, escribe el Costo de envío (con dos decimales) y la Dirección de envío (puedes usar la dirección fiscal del cliente o escribir otra).
Abajo verás Subtotal líneas, Envío, Total y el IGV incluido. Comprueba que el total cuadra y pulsa Crear pedido.
Reservar es apartar unidades para un cliente que todavía no pagó. Imagina que apartas 3 cajas en el almacén con su nombre: siguen físicamente ahí (el stock físico no baja), pero ya nadie más las puede vender (el disponible sí baja).
El IGV es el impuesto (18 %) que ya viene dentro de los precios que escribes. No se suma aparte: el total es lo que paga el cliente. La línea IGV (18 %) incluido solo te muestra, de ese total, cuánto es impuesto — es informativa, para tu control. No cambia lo que cobra el cliente.
Por qué pasa: alguna línea pide más unidades de las que hay disponibles (fila en rojo con Solo N disponibles), o no has añadido ninguna línea.
Cómo salir: baja la cantidad de esa línea hasta el disponible que indica, o quita la línea. El botón se reactiva solo.
Por qué pasa: entre que llenaste el pedido y le diste a crear, otra persona vendió o reservó ese stock. El sistema siempre comprueba el stock real en el último momento.
Cómo salir: el pedido no se pierde: la ventana sigue abierta con tus líneas. Ajusta la cantidad a lo que el aviso dice que hay y vuelve a crear.
Por qué pasa: el cliente está registrado con DNI, no con RUC. La factura exige RUC.
Cómo salir: usa Boleta, o edita el cliente en Clientes para ponerle su RUC si de verdad es una empresa.
Por qué pasa: pasó la fecha de expiración sin que se cobrara, así que el sistema liberó el stock automáticamente.
Cómo salir: un pedido Expirado no se reactiva. Si el cliente aún quiere la mercadería, crea un pedido nuevo (comprobando que haya stock disponible).
Términos técnicos en el glosario. Relacionado: Ciclo de vida del pedido y Registrar una venta y emitir el comprobante.